Welche Verwaltungsform passt zu zwei bis zehn Mieteinheiten?

Die Anzahl Mieteinheiten allein entscheidet nicht, ob Selbstverwaltung, Software oder ein Dienstleister passend ist. Sie ist ein sinnvoller Startpunkt, um die eigenen Prozesse zu prüfen. Die eigentliche Entscheidung folgt erst nach einer Bestandsaufnahme anhand eigener Vertrags-, Register- und Prozessdaten.

Ein gemeinsames Entscheidungsraster für alle Portfoliogrössen

Bevor Sie ein Modell wählen, sollten Sie für jede Einheit dasselbe Raster durchgehen. Die folgenden Felder sind mit Ihren eigenen Ist-Daten auszufüllen. Jeder Eintrag sollte auf einem nachweisbaren Beleg beruhen:

• Anzahl Mietverhältnisse und abweichende Vertragskonstellationen (befristet, unbefristet, Indexmiete, Gewerbemiete)
• Zahl offener Vorgänge aus dem eigenen Register (Kündigungen, Nachfolgeangelegenheiten, Renovationsabklärungen, Streitfälle, offene Abrechnungen, Mängelmeldungen)
• Dokumenten- und Fristenstand (Mietverträge, Übergabeprotokolle, Kündigungsfristen, Nebenkostenabrechnungen, Kautionen und Rückzahlungstermine)
• Kommunikations- und Koordinationswege (wer spricht mit wem, in welchem Kanal, in welcher Sprache, mit welchem Nachweis)
• Entscheider und notwendige Freigaben (Eigentümer selbst, Ehegatte, Gesellschafter, Bevollmächtigte, Treuhänder)
• Vorhandene Software- und Dienstleistungsverträge (laufende Abonnemente, Kündigungsfristen, Datenschutzklauseln)
• Aufgaben, die der Eigentümer selbst behalten oder separat beauftragen will (Objektbegehungen, Nebenkostenabrechnung, Reparaturkoordination, Mieterauswahl, Vertragsgestaltung)

Dieses Raster gilt gleichermassen für zwei Einheiten wie für zehn. Der Unterschied liegt nur im Umfang der Einträge, nicht in der Methode. Jedes Feld sollte mit Ist-Wert, Verantwortlichem und Beleg versehen werden. Fehlende Zuordnungen markieren Sie als offen.

So gehen Sie vor: Tragen Sie für jedes Feld den aktuellen Stand ein. Notieren Sie den Verantwortlichen und den Beleg. Offene Felder zeigen, welche Informationen Sie einholen müssen.

Segment 1: 2–3 Einheiten

Wie viele Mietverhältnisse bestehen aktuell? Welche Vertragsarten sind vertreten? Wie viele offene Vorgänge sind im Register erfasst? Welche Fristen sind als nächstes fällig? Wer führt die Korrespondenz, und über welche Kanäle? Wer erledigt die Übergabeprotokolle? Gibt es eine zentrale Dokumentenablage? Welche Software wird heute genutzt, und welche Felder des Rasters sind damit nicht abgedeckt? Wer ist bei Entscheidungen einzubeziehen? Welche Aufgaben sollen selbst erledigt oder separat beauftragt werden?

Entscheidung erst nach ausgefülltem Raster.

Segment 2: 4–6 Einheiten

Wie viele Mietverhältnisse bestehen aktuell? Welche Vertragsarten sind vertreten? Wie viele offene Vorgänge sind im Register erfasst? Welche Fristen sind als nächstes fällig? Wer führt die Korrespondenz, und über welche Kanäle? Wer erledigt die Übergabeprotokolle? Gibt es eine zentrale Dokumentenablage? Welche Software wird heute genutzt, und welche Felder des Rasters sind damit nicht abgedeckt? Wer ist bei Entscheidungen einzubeziehen? Welche Aufgaben sollen selbst erledigt oder separat beauftragt werden?

Entscheidung erst nach ausgefülltem Raster.

Segment 3: 7–10 Einheiten

Wie viele Mietverhältnisse bestehen aktuell? Welche Vertragsarten sind vertreten? Wie viele offene Vorgänge sind im Register erfasst? Welche Fristen sind als nächstes fällig? Wer führt die Korrespondenz, und über welche Kanäle? Wer erledigt die Übergabeprotokolle? Gibt es eine zentrale Dokumentenablage? Welche Software wird heute genutzt, und welche Felder des Rasters sind damit nicht abgedeckt? Wer ist bei Entscheidungen einzubeziehen? Welche Aufgaben sollen selbst erledigt oder separat beauftragt werden?

Entscheidung erst nach ausgefülltem Raster.

Arbeitsmodelle als Prüffragen

Statt einer Empfehlung stellen Sie jedes Modell anhand Ihres Rasters auf den Prüfstand. Gehen Sie jedes Feld einzeln durch und prüfen Sie, ob das Modell diesen Punkt laut Vertrag oder Leistungsbeschreibung abdeckt.

Komplett selbst: Deckt mein aktuelles Verfahren alle Felder des Rasters ab? Fehlt es an Dokumentation, Fristenüberwachung oder Nachweisen? Bin ich bei allen Vorgängen erreichbar? Wer vertritt mich, wenn ich nicht verfügbar bin? Welche Register führe ich, und wo liegen die Originaldokumente? Welche Felder sind heute ohne Beleg, und wie hole ich die fehlenden Daten ein?

Konkrete Software laut Produktvertrag: Welche Rasterfelder werden laut Vertrag und Funktionsumfang abgedeckt? Welche bleiben offen? Gibt es verbindliche Supportzeiten? Was passiert bei einem Vertragswechsel mit den Daten? Wie sind die Kündigungsfristen geregelt? Welche Datenformate werden unterstützt? Kann ich die Daten bei Bedarf exportieren? Wer hat Zugriff auf die Daten, und wo werden sie gespeichert?

Valtis Basis plus separat buchbare Tasks: Laut der aktuellen Preisübersicht umfasst Valtis Basis die Objekt- und Dokumentenstruktur, die Fristen- und Terminübersicht sowie die Vorbereitung späterer Aufgaben. Nicht enthalten sind Fallbearbeitung, fachliche Prüfung, Formulare und Mieterkommunikation. Konkrete Tasks können separat gebucht werden; Umfang und Fixpreis werden vor Ausführung angezeigt. Managed Support wird als individuelle Offerte nach Objektgrösse beschrieben. Prüfen Sie anhand des Vertrags, welche Rasterfelder hiermit abgedeckt sind und welche separat ergänzt werden müssen. Fordern Sie für jedes offene Feld eine schriftliche Bestätigung oder ein Angebot an.

Aktuelle externe Verwaltungs-Offerte und Vertrag: Welche Rasterfelder deckt der aktuelle Vertrag ab? Gibt es Ausschlüsse (zum Beispiel Nebenkostenabrechnung, Mängelbearbeitung, Gerichtsverfahren)? Was ist die Kündigungsfrist, und welche Daten erhalten Sie bei einem Wechsel? Wer ist Ihr persönlicher Ansprechpartner, und wie wird die Kommunikation dokumentiert? Welche Meldefristen und Berichtspflichten sind vereinbart? In welchem Format und in welchem Rhythmus erhalten Sie Auswertungen?

Entscheidungstabelle

Füllen Sie die Tabelle aus. Jede Zeile ohne Vertragsgrundlage markiert eine offene Entscheidung. Erst wenn jede Zeile ausgefüllt oder als offen gekennzeichnet ist, können Sie den nächsten Schritt planen. Die Tabelle ist nicht als Ganzes zu betrachten: Sie kann pro Objekt oder pro Mietverhältnis variieren. Dokumentieren Sie für jede Einheit separat, welche Felder gedeckt sind und welche nicht.

Wiederholen Sie die Prüfung für jedes Arbeitsmodell. Vergleichen Sie nicht die Modelle untereinander, sondern prüfen Sie jedes Modell einzeln gegen Ihr Raster.

Schweizer Kontext

Das Mietrecht regelt das Verhältnis zwischen Vermieterschaft und Mieterschaft. Das BWO ist das Kompetenzzentrum des Bundes für Wohnungsfragen.

Quellen

• https://valtis.ch/preise
• https://www.bwo.admin.ch/de/mietrecht

Nächster Schritt

Füllen Sie das Raster aus. Holen Sie fehlende Vertrags- und Produktdaten bei Ihren aktuellen Anbietern ein. Lassen Sie den Entwurf von jemandem reviewen, der die tatsächlichen Prozesse in Ihrem Bestand kennt. Keine Entscheidung unter Druck und keine Empfehlung vor der Datenerhebung.